الأحد، 29 سبتمبر، 2013

محاولة لتقريب مفاهيم إدارة المشاريع - عناصر المشروع - الجزء الثاني

ناقشنا في الجزء الأول كلاً من: المجال, الوقت, التكلفة, والجودة, وهي العناصر الرئيسية المحددة للمشروع, والتي يجب على مدير المشروع الإلمام بها وخلق التوازن السليم بينها, وحتى يستطيع مدير المشروع الوصول لهذا التوازن يحتاج أن يُلمّ كذلك بكلٍ من: إدارة الموارد البشرية, إدارة الاتصالات, إدارة المشتروات, إدارة المخاطر, وإدارة التكامل بين عناصر المشروع, وهذا سيكون محور حديثنا في هذه المقالة.


العنصر الخامس: إدارة الموارد البشرية Human Resources Management

ويتضمّن أربع عمليات لتنظيم وإدارة طاقم عمل المشروع:
1. تطوير خطة الموارد البشرية.
والتي يتم من خلالها تحديد الوظائف والمسؤوليات والمهارات المطلوبة وكذلك خطة إدارة طاقم العمل


2. جلب فريق المشروع.

3. تطوير الفريق. 
وتتضمّن تطوير بيئة العمل كذلك.

4. إدارة فريق العمل.
وتتضمّن مراقبة الأداء, وتقديم الحلول للمشاكل, وإدارة التغيير عند الحاجة لتتحسين أداء المشروع.


العنصر السادس: إدارة الاتصالات Communication Management 

أعتقد أن هذا العنصر بالذات يغيب كثيراً عن بيئة العمل في الدول العربية, وأنوى إفراد عدة مقالات قادمة لخوض المزيد من التفصيل في هذا العنصر تحديداً.
في بيئة العمل - كما هو الوضع في الحياة العادية - يحدث الكثير من سوء الفهم وتعارض الرؤى بسبب غياب الإدارة الفاعلة للتواصل أو التطبيق البائس لها.
وإدارة الاتصالات يقصد بها إدارة كل ما يتعلق بإنتاج, وتجميع, وتوزيع, وخزن, واستعادة, وأرشفة معلومات المشروع. وتتضمّن خمس عمليات:
1. تحديد أصحاب المصلحة Project Stakeholders
وصاحب المصلحة هو أي فرد أو مجموعة أو جهة مستفيدة من المشروع أو مهتمة بنتائج المشروع أو لها تأثير أو ستتأثر بالمشروع سلباً أو إيجاباً, ومن أمثلة أصحاب المصلحة: عميل, موظف, مدير إدارة, الحكومة أو من يمثلها... الخ
ولتعريف أكثر تفصيلاً وكذلك للمزيد من المعلومات حول المصطلحات المستخدمة في بيئة الأعمال يمكنكم زيارة الرابط التالي: Business Dictionary 

2. عمل خطة إدارة الأتصالات.
تحديد وسائل الاتصال, والمحتوى الواجب توفره لكل متلقي والطريقة التي يتم بها إيصال هذا المحتوى. قد يبدوا هذا بديهياً وغير هام, ولكن إذا حدث وتلقيت يوماً بريداً إلكتروني من جهة في العمل وشعرت أن مرسله لا يعرف مالذي تريده, أو حدث أن دعيت لاجتماع وبقيت وحيداً لا تعرف عن ماذا يتكلم الأخرون فستفهم ما أعنيه.

3. توزيع المعلومات.
إيصال  المعلومة المطلوبة للشخص الصحيح وبالطريقة المتفق عليها.

4. إدارة توقعات أصحاب المصلحة.
 التواصل مع أصحاب المصلحة خلال فترة تنفيذ المشروع والتعامل مع المسائل التي قد تطرأ من قبلهم.

5. رفع تقارير الأداء.
بحيث يبقى أصحاب المصلحة على علم دوماً بالتقدم الحاصل في المشروع, ومقارنة نقاط القياس بالأداء المخطط له.


العنصر السابع: إدارة المخاطر Risk Management

 حقيقةً ترددت كثيراً عند ترجمة هذا المصطلح, فالترجمة - وكذلك الكلمة الأصلية - توحي بمعنى سلبي, بينما يشمل المعنى كلاً من الأحداث السلبية والإيجابية وتأثيرها على أداء المشروع واستمرار تقدمه. وتهتم إدارة المخاطر بالسعي لزيادة احتمال حدوث الأحداث الإيجابية والاستفادة من تأثيرها, وبنفس الوقت التقليل من احتمالية حدوث الأحداث السلبية والتقليل من تأثيرها في حال حدثت.
و يحتوي هذا العنصر على ستة عمليات:

1. التخطيط لإدارة المخاطر.

كيف سيتم التعامل مع المخاطر التي قد تطرأ.

2. تحديد المخاطر.
إعداد قائمة بالأحداث المتوقعة سواءً تلك الأحداث ذات التأثير الإيجابي أو ذات التأثير السلبي.

3. عمل تقييم نوعي.
والمقصود به, تحديد مدى إمكانية وقوع كل حدث, والتأثير المتوقع الذي سيخلفه هذا الحدث.

4. عمل تحليل كمّي.
وهو تحليل رقمي لتأثير الأحداث على المشروع.

5. التخطيط للاستجابة للمخاطر.
أي تحديد الخيارات الممكن استخدامها إزاء كل حدث لزيادة الفرص الجيدة, وتقليل المخاطر.

6. رصد ومراقبة المخاطر.
تطبيق الاستجابة المناسبة إزاء كل حدث خلال مرحلة تنفيذ المشروع مع استمرار الرصد والمراقبة والتقييم, وكذلك تحديد أي أحداث جديدة لم يتم التخطيط لها مسبقاً.

العنصر الثامن: إدارة المشتريات Procurement Management 

يهتم هذا العنصر بأي مشتريات خارجية للمشروع, سواءً كانت خدمات, أو نتائج معينة, أو منتجات, بالإضافة لإدارة عقود المشتريات إذا دعت الحاجة. ومن المهم هنا الإشارة إلى أن إدارة المشتريات يجب أن تنفذ بعد الانتهاء من عملية تقدير الموارد التي تحدثنا عنها في عنصر إدارة الوقت, وكذلك بعد عملية الحصول على فريق المشروع بالقدرات والمهارات المطلوبة, فقط بعد الانتهاء من هاتين العمليتين نستطيع تحديد ما نحتاج أن نحصل عليه من موردين خارجيين, وما يجب أن نسنده إلى مصادر خارجية لإتمامه.
وهناك أربع عمليات في هذا العنصر:

1. وضع خطة المشتريات.
تحديد الموردين وكيف ستتم عمليات الشراء وآلية اتخاذ القرارات الشرائية.

2. تنفيذ المشتريات.
اختيار البائعين, وتوقيع عقود الشراء.

3. إدارة المشتريات.
وتتضمن إدارة علاقات المشتريات, مراقبة أداء العقود, وإجراء التغييرات والتصحيحات عند الحاجة.

4. إغلاق المشتريات.
على سبيل المثال, إنهاء العقود عندما لا تعود هناك حاجة لخدمة معينة.


 

 

العنصر التاسع: إدارة التكامل Integration Management

وهذا العنصر يتضمّن معظم العمل المطلوب من مدير المشروع, حيث أن كل العناصر الثمانية التي سبق سردها تصب في هذا العنصر, حيث يتم توثيق والعمل على تكامل كل عنصر من العناصر السابقة وجمعها بحيث تصبح متناسقة بينها البين بما يؤدي لنجاح المشروع.
وتحتوي على ستة عمليات:

1. تطوير ميثاق المشروع. Project Charter
وهو المستند الرسمي الذي يعطي التصريح اللازم لبدأ المشروع, والذي يحتوي على المتطليات الأولية للمشروع.

2. تطوير خطة عمل المشروع. Project Management Plan
ويشتمل على الخطوط العريضة لكيفية تعريف, إعداد, تكامل, وتنسيق كل خطة لكل عنصر من العناصر الثمانية.

3. توجيه وإدارة مرحلة تنفيذ المشروع.
حسب خطة المشروع المعتمدة.

4. توجيه وإدارة أعمال المشروع.
متابعة ومراجعة مخرجات المشروع, 

5. تأدية مراقبة التغيير المتكاملة.
حيث يتم مراجعة واعتماد طلبات التغيير.

6. إغلاق مرحلة من مراحل المشروع و/أو المشروع بالكامل.
تسليم المنتج النهائي, أو الخدمة, أو النتيجة.


عادة يقوم "راعي المشروع Project Sponsor" بإنشاء "ميثاق المشروع The Project Charter" أو أنه يوكل هذه المهمة لمدير المشروع إذا كان قد تم تعيينه في هذه المرحلة, وتجدر الإشارة هنا إلى أنه من المهم جداً الحصول على توقيع "راعي المشروع" وهو الشخص المخول باعتماد ميزانية المشروع على مستند "ميثاق المشروع".

إذاً ومن خلال ما سبق, فإننا نستخلص أن الإلمام بهذه العناصر التسعة سيمكننا من ضمان تغطية المشروع من كافة جوانبه, والتخطيط والتشغيل ثم الرصد والمراقبة لكل جزئياته خلال جميع مراحل دورة حياة المشروع. وبالنسبة لأعضاء فريق المشروع, فقد يحتاجون للإلمام بعنصر أو أكثر من هذه العناصر, ولكن ليس جميعها بينما يتوجب على مدير المشروع الإلمام بها جميعاً والمشاركة في جميع مراحل المشروع حتى انتهائه وتسليم المنتج.

تم بحمد الله

هناك 3 تعليقات:

  1. امين البجلي30 سبتمبر، 2013 1:36 ص

    ماشاء الله للتميز عنوان نفخر بك لانك دائما متميز وهذا اقل شي في حقك اخي نجيب وولانقول الاوفقك الله وسدد على طريق الخير خطاك تحياتي لك اخوك امين البجلي

    ردحذف
    الردود
    1. حياك الله أخي العزيز... وأشكرك على هذا الإطراء, وأتمنى أن لا تبخل علي بتعليقك على المقالات وإضافة ملاحظاتك واقتراحاتك.

      حذف

متابعة

استلام إشعارات بالمواضيع الجديدة