الثلاثاء، 22 أكتوبر، 2013

محاولة لتقريب مفاهيم إدارة المشاريع - دورة حياة المشروع



يتكون دليل PMBoK الإصدار الخامس من 47 عملية تتوزع على خمس مجموعات تمثل مراحل المشروع المختلفة, وتنتمي كل عملية إلى أحد مجالات المعرفة والتي تحدثنا عنها في مقال سابق هنا.
 أحب أن أنوّه هنا إلى أن مجالات المعرفة التسعة - والتي عبرت عنها بـ "عناصر المشروع" في مقالي السابق - قد تم إضافة عنصر جديد إليها وهو "إدارة أصحاب المصلحة | Stakeholders Management" وذلك في الإصدار الخامس لدليل PMBoK.

يتم اعتماد المشروع بشكل رسمي في مرحلة الاستهلال, حيث يقوم مدير المشروع أو راعي المشروع بتحديد ما إذا كان من الممكن تحقيق النتيجة المطلوبة وما إذا كانت مفيدة للعمل. بعد اعتماد المشروع, ننتقل لمرحلة التخطيط, حيث يقوم فريق المشروع بعمل الخطة التفصيلية للمشروع وكيفية التنفيذ والمراقبة التحكم والإغلاق لهذا المشروع. بعد ذلك تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع, حيث يقوم أعضاء الفريق بالعمل بناءً على العمليات والإجراءات التفصيلية وبحسب الأولويات المذكورة في خطة المشروع.


وخلال هذه المرحلة يتم تغذية المرحلة التالية (مرحلة المراقبة والتحكم) ببيانات الأداء الناتجة عن تنفيذ العمليات وذلك لضمان المضي بحسب الخطة المرسومة, وفي حال وجدت أي اختلافات, يتم تقييم تأثيرها على المشروع وتحديد أفضل الطرق للتعامل معها, بالنسبة للتغييرات التي لا تؤثر على خط سير المشروع كالتعديلات الطفيفة وبعض التصحيحات يتم إرسالها مباشرة إلى مرحلة التنفيذ, أما في حالة التغييرات التي لها تأثير على خط سير المشروع, فيتم مراجعة الخطة وتحديثها للتضمن هذه التعديلات, ومن ثم إرسال الخطة المعدلة إلى أعضاء الفريق للتنفيذ.
في بعض الحالات عندما يبتعد تنفيذ المشروع كثيراً عن خط السير المرسوم, نحتاج إلى تحليل وإعادة تقييم فيما إذا كان من الممكن الاستمرار والنجاح في المشروع, وهذا يتطلب العودة إلى مرحلة الاستهلال حيث يتوجب تعديل ميثاق المشروع وتقرير الاستمرار في المشروع مع التعديلات اللازمة أو التوقف. وأخيراً, عند انتهاء العمل على المشروع, أو في حالة اتخذ قرار إيقاف المشروع ننتقل أخيراً إلى مرحلة الإغلاق.

ولعلك عزيزي القاريء قد لاحظت الدائرة الكبيرة المحيطة بمراحل المشروع, والمعنونة بعبارة "المراقبة والتحكم", وهو تكرار مقصود للتأكيد على أن المراقبة والتحكم يجب أن يطبق على كل المراحل الأخرى, لما له من أهمية في إنجاح المشروع.

دليل PMBoK من معهد إدارة المشاريع PMI معتمد على العمليات, وهذا يعني أنه لإتمام عمل معين يتوجب إنهاء عملية أو أكثر, وهذه العمليات تتداخل وتتفاعل فيما بينها خلال مراحل المشروع المختلفة.
والعمليات وهي المكون الأساسي لكل مرحلة تنقسم إلى ثلاثة أجزاء كالتالي:
1. المدخلات (مستندات أو خطط أو تصاميم معينة, وهذه قد تكون مخرجات لعملية أخرى).
2. أدوات و تقنيات يتم تطبيقها على المدخلات للخروج بالنتيجة المطلوبة.
3. المخرجات (مستندات أو منتجات مثلاً).




وإليكم سرداً مختصراً لكل مرحلة والعمليات التي تنفّذ خلالها:

1. مرحلة الاستهلال.

 ويتم خلال هذه المرحلة دراسة المشروع, ومدى فائدته للمؤسسة, وإمكانية تنفيذه بالموارد والميزانية المتوفرة وخلال الوقت المطلوب, وتنتهي بقرار البدأ بالمشروع من عدمه.
وتحتوي على العمليات التالية:
1. تطوير ميثاق المشروع. Develop Project Charter

2. تحديد أصحاب المصلحة. Identify Stakeholders

  2. مرحلة التخطيط.

إعداد الخطة التفصيلية للمشروع, وكذلك مدى المشروع, ويتم خلال هذه المرحلة أيضاً تحديد الأولويات, وإعداد ميزانية المشروع, وتحديد الموارد المطلوبة.
وتحتوي هذه المرحلة على العمليات التالية:
1. إعداد خطة إدارة المشروع. Developing a Project Management Plan
2. إعداد خطة إدارة مجال المشروع. Plan Scope Management
3. جمع المتطلبات. Collect Requirements
4. تعريف مجال المشروع. Define Scope
5. إنشاء هيكل توزيع العمل. Create WBS

6. تخطيط إدارة جدول المهام. Plan Schedule Management
7.  تعريف المهام. Define Activities
8. ترتيب المهام. Sequence Activities
9. تقدير موارد كل نشاط. Estimate Activity Resources
10. تقدير فترة كل نشاط. Estimate Activity Durations
11. تطوير جدول المهام. Develop a Schedule

12.  تخطيط إدارة التكلفة. Plan Cost Management
13. تقدير التكاليف. Estimate Costs 
14. تحديد الميزانية. Determine Budget 

15. إدارة الجودة. Quality Management

16. إدارة الموارد البشرية. Human Resource Management

17. إدارة الاتصالات. Communications Management

18. تخطيط إدارة المخاطر. Plan Risk Management 
19.تحديد المخاطر. Identify Risks
20. إجراء التحليل النوعي للمخاطر. Perform Qualitative Risk Analysis 
21. إجراء التحليل الكمي للمخاطر. Perform Quantitative Risk Analysis 
22. تخطيط ردود الفعل للمخاطر. Plan Risk Responses 

23. إدارة المشتروات. Procurement Management

24. إدارة أصحاب المصلحة. Stakeholder Management

3. مرحلة التنفيذ.

توزيع المهام والمسؤوليات على فريق العمل, وبدأ التنفيذ.
وتحتوي على العمليات التالية:
1. توجيه وإدارة عمل المشروع. Direct and Manage Project Work 

2. تنفيذ ضمان الجودة. Perform Quality Assurance 

3. الحصول على فريق المشروع. Acquire Project Team 
4. تطوير فريق المشروع. Develop Project Team 
5. إدارة فريق المشروع. Manage Project Team 

6. إدارة الاتصالات. Manage Communication

7. إجراء المشتريات. Conduct Procurements 

8. إدارة مشاركة أصحاب المصلحة. Manage Stakeholder Engagement

4. مرحلة المراقبة والتحكم.

يقوم مدير المشروع بمراقبة سير المشروع, ومقارنة الأداء بالخطة التي تم اعتمادها مسبقاً, وتعديل هذه الخطة بحسب الحاجة, واتخاذ الإجراءات المناسبة لضمان عدم خروج المشروع عما هو مخطط له.
وتحتوي على العمليات التالية:
1. رصد ومراقبة العمل على المشروع. Monitor and Control Project Work
2. أداء مراقبة التغيير المتكامل. Perform Integrated Change Control 

3.التحقق من المجال. Validate Scope
4. التحكم في المجال. Control Scope 

5. التحكم في الجدول الزمني. Control Schedule

6. التحكم في التكاليف. Control Costs 

7. التحكم في الجودة. Control Quality

8. التحكم في الاتصالات. Control Communications

9. التحكم في المخاطر. Control Risks 

10. التحكم في المشتريات. Control Procurements 

11. التحكم في مشاركة أصحاب المصلحة. Control Stakeholder Engagement 
 

5. مرحلة الإنهاء.

بعد الانتهاء من مهام المشروع, واعتماد العميل لمخرجاته, يبقى من الضروري تقييم المشروع, وتوثيق النجاحات وكذلك الأخطاء التي حدثت للاستفادة منها مستقبلاً.
وتحتوي على العمليات التالية:
1. إغلاق المشروع أو مرحلة منه. Close Project or Phase Process

2. إغلاق عملية المشتروات. Close Procurements Process


وبهذا يعلن رسمياً عن انتهاء المشروع.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

متابعة

استلام إشعارات بالمواضيع الجديدة